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A pandemia tornou os escritórios uma coisa do passado?
Sociedade 12 min. 25.06.2020

A pandemia tornou os escritórios uma coisa do passado?

Manuel Costa mudou-se para Londres em 2015 e trabalha como executivo numa empresa de imobiliário.

A pandemia tornou os escritórios uma coisa do passado?

Manuel Costa mudou-se para Londres em 2015 e trabalha como executivo numa empresa de imobiliário.
Sociedade 12 min. 25.06.2020

A pandemia tornou os escritórios uma coisa do passado?

Regina NOGUEIRA FERNANDES
Regina NOGUEIRA FERNANDES
A pandemia trouxe mudanças drásticas a todos os planos das nossas vidas, mas as alterações na forma como trabalhamos são radicais e prometem ter vindo para ficar.

Há quem defina a fase que atravessamos como a maior experiência de teletrabalho de sempre, mas a verdade é que a noção não é nova: foi concebida e normalizada durante a crise do petróleo no início dos anos 70. Desde então, graças à evolução da tecnologia, tem vindo a acelerar fortemente.

As grandes empresas tecnológicas, que na sua generalidade já promoviam algum tipo de regime de trabalho flexível antes da pandemia, foram das primeiras a adotar medidas que permanecerão para lá do isolamento social. O Twitter, por exemplo, permite agora que os seus funcionários trabalhem a partir de casa permanentemente. Outras empresas mais pequenas, como o Spotify ou a Shopify, seguiram a tendência. 

Também o Google, o Facebook e a Microsoft, que definiram datas provisórias para a reabertura parcial dos seus escritórios este verão, continuarão a permitir que os seus empregados trabalhem de casa pelo menos até ao final do ano. E não são só os gigantes tecnológicos a fazer mudanças a longo prazo. No final do mês passado, a firma de advogados Slater and Gordon tomou a decisão de fechar permanentemente o seu escritório em Holborn, Londres.

O CEO da firma, David Whitmore, disse num comunicado: "Anunciámos ao nosso staff que não voltaremos nunca a trabalhar como trabalhávamos antes da covid-19. Quando decidirmos voltar aos nossos escritórios, estes não terão o mesmo aspeto que tinham e os nossos colegas vão ser encorajados a trabalhar sobretudo remotamente. É a melhor decisão para todos."


Acordo entre Luxemburgo e França prolonga teletrabalho até fim de agosto
Tal como os belgas, os transfronteiriços franceses mantêm o regime e trabalho à distância até 31 de agosto.

Não estão sozinhos: um estudo conduzido junto de pequenas e médias empresas no Reino Unido pela Hitachi Capital Invoice Finance revela que esta poderá ser uma tendência em Londres e no resto do país. À data em que o governo britânico aconselhou as empresas a irem para casa, 52% dos líderes de pequenas e médias empresas (PMEs) no país tinha uma visão positiva relativamente aos empregados trabalharem de casa. Em Londres, eram 72%.

PMEs com 50% da mão de obra em casa

Atualmente, das PMEs a funcionar em Londres, cerca de 50% tem a sua mão de obra a trabalhar de casa. No entanto, mais de um terço (34%) teve de criar uma política de teletrabalho pela primeira vez para reagir a pandemia da Covid-19.

Manuel Costa, que se mudou para Londres em 2015 e trabalha como executivo numa empresa de imobiliário, confessa que o começo foi complicado. "Nunca tínhamos feito teletrabalho. A ideia era um bocadinho que trabalho para ser trabalho tinha de ser feito no escritório", conta, "Já se falava da pandemia, e ainda havia quem tivesse reticências. Só fomos para casa quando se tornou obrigatório."

Manuel Costa trabalha como executivo numa empresa de imobiliário em Londres.
Manuel Costa trabalha como executivo numa empresa de imobiliário em Londres.

"Como não estávamos preparados, o início foi muito desorganizado. Não tínhamos sequer ferramentas de comunicação e colaboração básicas como o Slack. A minha empresa ainda usava telefones físicos: nunca se tinha posto sequer a possibilidade de se fazer trabalho remoto. O resultado? Não havia computadores para enviar para toda a gente – alguns colegas meus tiveram de utilizar os seus computadores pessoais porque a empresa não tinha como fornecer equipamento para todos".

Márcia Gaudêncio, designer de experiência do utilizador e trabalha em equipas de transformação digital para empresas tecnológicas, considera que "as chefias reagiram tarde de mais. Ainda antes da covid-19, a minha equipa teve de deixar um projeto de digitalização dos processos da empresa, que permitiria que todos pudéssemos trabalhar de qualquer parte do mundo, por falta de financiamento. Se isso não tivesse acontecido, já teríamos outro tipo de cultura".

"Agora, a nossa equipa chega inclusive a receber pedidos de formação em ferramentas como o Zoom ou o Slack. Os níveis mais altos da empresa nunca tinham investido nada em treino nestas plataformas básicas."

Para Stephen Moran, especialista em Change Management e Career Coaching, este tipo de investimento irá fazer com que empresas que abraçaram o teletrabalho durante o período de distanciamento social irão aperceber-se que este funciona quando a normalidade voltar. A isto, acresce a possibilidade de os funcionários não querem voltar ao escritório quando as restrições forem levantadas, depois de perceberem que podem desempenhar as mesmas funções a distância.

André Neto, que trabalha como gestor de comunicação para uma marca de design londrina desde fevereiro deste ano, já sabe que terá de voltar ao estúdio em Southbank assim que as normas do governo britânico o permitirem. No entanto, acredita que um regresso a tempo parcial será suficiente.

"Na verdade, não há nenhuma função que me force a estar necessariamente no estúdio. Antes da pandemia, fazia sentido lá estar para receber encomendas dos fornecedores, mas com a loja fechada, mas os desafios impostos pela pandemia, tivemos de agilizar esse processo e agora são enviadas diretamente para os clientes – não há motivo para eu lá estar cinco dias por semana".

Sobre as possíveis preocupações do seu empregador relativamente ao desempenho da equipa, responde: "não noto nenhum decréscimo em termos de produtividade, talvez até pelo contrário: há menos interrupções, passamos menos horas em reuniões a discutir coisas que podem ser resolvidas em minutos numa chamada", comenta.

André Neto é gestor de comunicação de uma marca de design londrina desde fevereiro de 2020.
André Neto é gestor de comunicação de uma marca de design londrina desde fevereiro de 2020.
Foto: Regina Nogueira

Apesar do isolamento, a integração e comunicação com os colegas foi fácil. "Temos três reuniões por dia, uma de manhã, uma a meio da tarde e outra ao final do dia", conta André. "Estamos constantemente ao telefone e as sextas-feiras reunimos no Zoom para um copo depois do trabalho, como faríamos numa situação normal. A longo prazo, essas interações podem passar também a ser físicas – nem tudo tem de ser a distância".

Por ter começado a trabalhar apenas um mês antes de ter sido mandado para casa, André diz que, apesar de tudo, sentiu alguma pressão acrescida durante o período experimental do seu contrato. "O nosso trabalho tem de ser apresentado e avaliado de outra forma, porque não somos constantemente controlados, e obviamente isso gera alguma ansiedade", relembra.

João Futscher, a trabalhar em Londres como consultor financeiro desde 2013, já estava habituado ao teletrabalho antes do distanciamento social começar. "Tive alguma vantagem na adaptação, porque desde que comecei a trabalhar por conta própria aqui no Reino Unido foi sempre a partir de casa. Ia aos escritórios dos meus clientes às vezes para reuniões, mas pouco, portanto já tinha as coisas mais ou menos estruturadas." Atualmente, está a fazer um projeto para uma empresa exclusivamente digital. "Não têm escritório próprio, nunca tiveram. E está tudo muito bem organizado nesse sentido".

"Traz muitas vantagens. Sou mais produtivo em casa porque não tenho sistematicamente pessoas a interromper o meu trabalho e dão-me mais flexibilidade para gerir o meu próprio tempo".

Em isolamento, no entanto, e com as escolas fechadas, manter a concentração torna-se mais difícil. A filha de João, que ainda está na creche, regressa na última semana de Junho. O filho, na escola primária, já sabe que quando voltar só terá aulas semana sim, semana não, pois a sua turma foi dividida em dois para evitar contágio. "Geralmente, tenho uma chamada às oito da manhã, depois paro para tomar conta dos meus filhos. Quando recomeço às onze custa-me muito mais produzir, porque acabo sempre por perder a concentração".

"É preciso alguma disciplina", acrescenta, "criei o hábito de dizer para mim próprio: tenho de fazer isto agora e preciso mesmo de me comprometer. Esse compromisso connosco e com os clientes transmite confiança. Estabelecer um prazo claro para os dois lados ajuda muito a nivelar expectativas e a saber com o que podemos contar".


Novas petições sobre teletrabalho já com centenas de assinaturas
No parlamento luxemburguês já deram entrada pelo menos três petições sobre o assunto. Uma delas recolheu quase seis mil assinaturas e as outras duas contam já com o apoio de centenas de subscritores.

Apesar de se sentir confortável a trabalhar de casa, João acredita que existem desvantagens num modelo de trabalho totalmente remoto: "quando se está no escritório, e muito mais fácil resolver pequenos problemas. Em casa, a colaboração flui de forma muito mais lenta. Um exemplo concreto: estou a fazer uma apresentação para um cliente que tem um projeto de vários milhões de libras e, por causa de pequenos pormenores que faltam devido a falhas de comunicação, estou para o concluir há mais de um mês. São coisas muito simples em que bastava sentarmos os dois e ele dizer-me: quero isto assim. Como estamos a distância, tornou-se muito mais complicado".

"Uma das coisas que eu quero fazer quando esta situação se dissipar um bocadinho e precisamente tentar trabalhar dois, três dias no escritório para resolver essas coisas de dois ou três minutos em que se resolvem mais facilmente falando com alguém ao vivo."

Comunicação interna deve ser prioridade

Para Stephen Moran, a comunicação interna deve mesmo ser a prioridade número um para as empresas nesta fase de transição. Como disse o CEO do Barclays, Jes Staley, o mais provável e nunca voltarmos a ter um edifício com 7000 pessoas dentro. "Essas pessoas poderão estar em qualquer lado e equipas globais distribuídas passarão a ser a norma. Será mais fácil ficarmos isolados. Nesse sentido, é fundamental garantir que existe uma equipa de comunicação interna que se certifique que toda a gente recebe a informação certa na altura certa".

Stephen Moran, especialista em Change Management e Career Coaching.
Stephen Moran, especialista em Change Management e Career Coaching.

"Comunicação é fundamental em programas de Change Management e isto é válido para qualquer processo de mudança significativa que uma empresa atravesse. Não precisamos só de comunicar bem, mas de comunicar certo. Vai demorar algum tempo até que as empresas encontrem o modelo ideal para todos, até mesmo empresas pequenas. É um processo de mudança complicado para qualquer organização. Por isso, é crucial reconhecermos que nem todos vamos responder da mesma forma".

Sem o luxo de ter tempo para preparar medidas eficazes, muitas organizações tiveram de se adaptar com poucos recursos, esperando que a normalidade voltasse depressa. Por isto, Moran considera que os empregados em teletrabalho enfrentam enormes desafios, e que muitos precisam de apoio adicional dos seus empregadores para navegar tempos incertos

"As empresas têm de considerar que nem toda a gente está na mesma situação: trabalhar remotamente num apartamento num prédio de 20 andares não é a mesma coisa que trabalhar remotamente para alguém que vive numa casa com jardim. Num escritório, as condições de trabalho são iguais. No Reino Unido, por exemplo, as empresas têm que obter certificação que garante que os empregados têm cadeiras ergonómicas, que o computador está na posição certa, que há apoios para os pés se necessário, que a luz é adequada..."

"Em casa, não há essa fiscalização e por isso é impossível fazer a certificação para que que existe igualdade", continua, "como é que podemos garantir que não há um tratamento preferencial? Há coisas práticas que têm de ser tomadas em conta nesta transição. Em termos de discriminação e igualdade de oportunidades, estrutura, comunicação".

"Esta é uma grande oportunidade para gerir o nosso tempo de forma flexível, mas depende muito da nossa situação", conclui. "Nesta altura, é fácil sentirmo-nos perdidos, e também sós. Sós se calhar parece uma palavra emocional demais para ser aplicada a um contexto de trabalho, mas é verdade".

Márcia Gaudêncio que, por causa do seu sector, já estava habituada a poder trabalhar de casa por opção antes da pandemia, concorda: "Não sou fã da ideia de não ir ao escritório até 2021. Acho que por viver sozinha e ser UX Designer, que é uma profissão muito intensa a nível criativo, ter de estar constantemente à procura de ideias só online se torna muito cansativo", conta.

Maria Gaudêncio não é fã do teletrabalho, já que necessita de inspiração constante e estímulos fora do online.
Maria Gaudêncio não é fã do teletrabalho, já que necessita de inspiração constante e estímulos fora do online.

"Claro que ajuda ter encontros sociais no Zoom com colegas e stand-ups (pequenas reuniões de 10 minutos) de manhã, mas definitivamente sinto falta da troca de opiniões e pontos de vista que acontece no escritório. Preciso muito desse estímulo".

Para ajudar a estimular a criatividade enquanto trabalha de casa, Márcia, que terminou agora um projecto de design de ícones para a inglesa Betfair, investiu em plantas e virou a secretária para a janela para poder ver as árvores lá fora. Acredita que o verde da Natureza potencia a inspiração.

No entanto, apesar das saudades do escritório, Márcia aprecia a flexibilidade que lhe traz a sua indústria: "E uma questão de saúde mental, e especialmente numa profissão como a minha que exige tanto trabalho de criação. Precisamos de mudar de sítio, ver outras coisas. Para mim o ideal é trabalhar de casa uma ou duas vezes por semana".

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