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Les bureaux font défaut
Luxembourg 11 min. 01.07.2022
Entreprises

Les bureaux font défaut

Les bureaux vides risquent, dans certaines entreprises, de ne devenir qu'un lointain souvenir à partir de ce 1er juillet.
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Les bureaux font défaut

Les bureaux vides risquent, dans certaines entreprises, de ne devenir qu'un lointain souvenir à partir de ce 1er juillet.
Photo: Shutterstock
Luxembourg 11 min. 01.07.2022
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Les bureaux font défaut

Laura BANNIER
Laura BANNIER
À l'aube du retour massif en présentiel des travailleurs frontaliers, des employés de plusieurs entreprises du secteur financier luxembourgeois évoquent des craintes quant à un manque de place dans les bureaux, certains ayant été réduits durant la crise sanitaire.

Déménagement, étages sous-loués, bâtiments vendus... Plusieurs sociétés luxembourgeoises ont vu dans la crise sanitaire une opportunité d'optimiser leurs espaces de bureaux, optant pour une réduction du nombre de places assises. Mais dans un pays largement dépendant des travailleurs frontaliers soumis à des règles strictes concernant le télétravail, l'équation peut rapidement se révéler périlleuse.


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Ce vendredi 1er juillet sonne l'heure de la fin du télétravail illimité pour les navetteurs français, belges et allemands. Nombreux sont ceux ayant peu, voire aucunement, mis les pieds au bureau depuis le début de la crise sanitaire. Au-delà de la simple peur de retourner sur son lieu de travail quotidiennement, autrement appelée la bureauphobie, résonne une autre crainte dans la tête de plusieurs frontaliers et résidents: y restera-t-il de la place pour tout le monde?

«Si je prends l'exemple de mon open space, on a douze bureaux pour 20 employés. Dans mon entreprise, tout le monde dit qu'il n'y aura pas assez de place si tout le monde devait revenir à 100%», fait savoir Marie*, employée dans une société du secteur financier. Ce ne sera cependant pas le cas, l'entreprise ayant demandé à ses salariés de télétravailler au maximum la moitié de la semaine pour les résidents, et selon les quotas en vigueur pour les frontaliers.

«Tout le monde le savait»

La situation laisse toutefois craindre une situation inégalitaire entre résidents et frontaliers. «Forcément, si l'on rencontre des vrais problèmes de place, ce seront plutôt les résidents qui resteront chez eux, au détriment des travailleurs frontaliers», poursuit Marie, qui estime que les bureaux individuels sont voués à être réduits, voire supprimés afin d'agrandir les open spaces. 


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Dans cette entreprise, les problèmes de place ne datent pas de la crise covid, mais ont bel et bien été accentués par cette dernière. «Tout le monde le savait, mais personne ne s'était réellement posé la question avec les multiples prolongations des accords.» Pourtant, la situation a déjà été constatée dernièrement au sein des équipes où avaient lieu de nombreux recrutements simultanés. «Les nouveaux employés doivent être au bureau, ainsi que leurs formateurs. Avec cette situation, il y a déjà eu des problèmes de place dans certains open spaces», indique la salariée.

Une problématique également rencontrée par Moritz*. Employé dans une autre entreprise, le frontalier ne cache pas ses angoisses quant au manque de bureaux individuels sur son lieu de travail. «On s'en doutait depuis un petit bout de temps, car on voyait bien que le nombre de places avait été réduit pendant la crise, alors que le nombre d'employés restait inchangé», fait savoir le travailleur actif dans le domaine de la finance.

Chaque bureau possède un QR code qu'il est possible de scanner pour que la personne puisse prouver qu'elle a réservé cet espace de travail, si jamais quelqu'un y est déjà installé à sa place.

Marie, employée d'une société du secteur financier

Dans cette société, si l'ensemble des salariés décident de venir travailler le même jour, 23% se retrouveraient sans bureau individuel. «Les frontaliers sont obligés de se déplacer, mais comme on n'a pas assez de place pour tout le monde, il va falloir instaurer un système de rotation dans lequel les frontaliers seront prioritaires», détaille Moritz, qui souligne que «tout le monde est soumis à l'obligation de venir minimum trois jours par semaine sur place».


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À l'instar de Marie, Moritz doit, s'il veut se rendre au bureau, réserver son espace de travail individuel via une plateforme en ligne. Sur cette dernière, un plan détaillé du bâtiment permet aux employés de sélectionner et de réserver leur bureau plusieurs semaines à l'avance, ainsi que de consulter le taux de remplissage des open spaces. «Quand un bureau ou une salle de réunion s'affiche en rouge, c'est que quelqu'un l'a réservé, et il est possible de voir qui et pour combien de temps. Sur place, chaque bureau possède un QR code qu'il est possible de scanner pour que la personne puisse prouver qu'elle a réservé cet espace de travail, si jamais quelqu'un y est déjà installé», indique Marie. 

Le flex office se généralise

Si l'ALEBA, syndicat majoritaire du secteur financier, n'a pas encore été alerté par des salariés en manque d'espaces de travail, Roberto Mendolia, son président, avait prédit cette évolution de l'environnement de travail. «Si la présence en entreprise est optimisée, l'espace bureau est optimisé. Par exemple, la crise covid a accéléré la disparition du téléphone fixe, ce qui peut permettre la réduction de la taille du bureau», illustre le président du syndicat.


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En deux ans, les entreprises ont résolument changé de regard sur le télétravail, et ont entamé un mouvement vers le flex office, soit l'abandon du poste de travail attribué à un seul et unique employé. «Ce système permet aux entreprises de ne plus avoir à prévoir un poste de travail par tête, mais cela pose d'autres problèmes, comme le gros souci de dépendance du pays aux travailleurs frontaliers. On arrive à certaines aberrations à cause du blocage existant au niveau européen de perte d'affiliation à la sécurité sociale au-delà de 25% de temps de travail télétravaillé», poursuit Roberto Mendolia, qui défend un statut européen de travailleur frontalier permettant deux jours de télétravail par semaine.

Selon le président de l'ALEBA, si le manque de place dans les bureaux vient à se vérifier, il posera davantage problème en janvier 2023. «La vraie crainte, ce n'est pas l'été ni septembre, car les frontaliers peuvent encore utiliser leur quota qui n'a pas encore été entamé jusqu'au mois de décembre.»

Si un employé rencontre ce problème, il est invité à le faire remonter et un contrôle sera mis en place dans les 24 heures qui suivront ce signalement, qui se déroulera dans l'anonymat.

Marco Boly, directeur de l'Inspection du travail et des mines

De son côté, l'OGBL n'a, jusqu'à présent, «pas été informée de situations où les employés doivent rester à la maison parce qu'il ne reste pas assez de place dans les bureaux». 

«Prendre le problème au sérieux»

Si le problème reste donc théorique, Jean-Luc De Matteis, membre du bureau exécutif du syndicat, encourage les salariés qui remarquent un manque de place à se rapprocher vers leur délégation du personnel. «Il faut prendre ce cas au sérieux. Une chose est claire: l'employeur qui a un salarié ne peut pas l'obliger à être en télétravail, il doit lui proposer un poste de travail afin d'éviter une discrimination entre résidents et frontaliers», poursuit le membre de l'OGBL. Une position également soutenue par Roberto Mendolia: «L'employeur doit donner l'adresse et les conditions idéales à son salarié pour travailler dans un environnement de travail adéquat, il existe une réglementation».

Argument que vient réfuter Marco Boly, directeur de l'Inspection du travail et des mines. «Effectivement, il y a certaines obligations que l'employeur doit respecter vis-à-vis de son employé, mais si on part du point de vue d'un bureau, il n'y a rien d'écrit de précis.» Cependant, si le Code du travail ne mentionne pas l'obligation pour une entreprise de disposer d'un bureau individuel pour chacun de ses salariés, il stipule que l'employeur doit veiller à la santé psychique et physique de ses salariés. «Je me demande comment on peut garantir cela si l'on n'offre pas des lieux de travail effectivement suffisants», poursuit le directeur de l'ITM.

À l'instar des syndicats, l'inspection du travail n'a pas été alertée par rapport à un manque de place dans les bureaux luxembourgeois. Marco Boly indique même «se demander comment c'est possible, car les sociétés existaient avant le covid». Si des plaintes viennent à être émises, elles seront évidemment prises au sérieux et mèneront à une enquête au sein des entreprises concernées. «Si un employé rencontre ce problème, il est invité à le faire remonter et un contrôle sera mis en place dans les 24 heures qui suivront ce signalement, qui se déroulera dans l'anonymat.»

85% de présence maximum

Parallèlement à ce passage en flex office entraînant la réduction du nombre d'espaces de travail individuels dans leurs bâtiments, les entreprises luxembourgeoises sont de plus en plus nombreuses à s'intéresser à l'option d'achat ou de location d'espaces bureaux aux frontières du pays. De quoi permettre aux frontaliers de réduire leur temps de trajet, ainsi que leur empreinte carbone. 

On a une tendance forte d'aller vers moins de postes individuels, car on a encore beaucoup de postes qui sont occupés, mais vides, puisque finalement les personnes passent leurs journées en salle de réunion avec leurs collègues.

Dominique Laurent, managing director à PwC Luxembourg

Une logique de décentralisation testée et approuvée par PwC Luxembourg qui a ouvert les portes de son premier bureau frontière en décembre 2018 à Wemperhardt, à l'extrême nord du pays. Depuis, quatre localisations supplémentaires ont ouvert leurs portes, et deux autres bureaux verront le jour entre le 15 et le 30 juillet prochains. «PwC est sur un système d'utilisation flexible de ses bureaux depuis longtemps, en ayant toujours eu moins d'espace de travail que d'employés», fait savoir Dominique Laurent, managing director en charge de la partie immobilier de la firme.

Un système de rotation

A partir de ce 1er juillet, les employés de PwC devront travailler au moins un jour par semaine depuis l'un des bureaux de l'entreprise. L'utilisation des bureaux aux frontières sera en revanche limitée, afin de permettre à un maximum de frontaliers d'en profiter à travers un système de rotation. «Notre bureau situé près d'Arlon, qui était jusqu'ici rempli à 50%, est déjà réservé à près de 100% pour le mois de juillet, tout comme celui de Mondorf.»


Baustelle Cloch dÒr Luxemburg
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Grâce à ses enquêtes régulières sur la mobilité et les souhaits de télétravail, l'entreprise a été en mesure de déterminer que la présence totale des équipes ne dépasserait jamais les 85%, phénomène déjà constaté avant Covid. «Nous n’empêchons  jamais quelqu'un de venir au bureau. Nous disposons de 2.400 postes équipés à Crystal Park et 350 postes dans les bureaux aux frontières pour un total 3.000 salariés, mais nous proposons aussi  l’utilisation d’espaces collaboratifs  où il est possible de se connecter et travailler. On a une tendance forte d'aller vers encore moins de postes individuels et plus d’espace collaboratifs et d’espace permettant de travailler en mode hybride avec des collègues à distance.», poursuit Dominique Laurent.

Si, pour l'heure, la firme utilise  un système de réservation pour les  postes de travail, les salles de réunion et même les parkings, le managing director envisage un avenir encore différent pour l'organisation des bureaux. «Il existe le modèle d'activity base working, qui correspond à un système de flex office sans réservation mais dans lequel les employés utilisent différents postes tout au long de la journée en fonction de leurs activités.» 

Alors, les salariés doivent-ils tous dire adieu à leur bureau d'antan, avec leurs photos de famille et leurs post-its éparpillés? Pas si vite, estime Dominique Laurent. La flexibilisation des postes de travail reste un chantier difficile à mettre en place. «PwC avait la chance d'être pionnier avec ses bureaux décentralisés, et il faut dire que les gens sont reconnaissant d'avoir ces solutions car chacun a pu y trouver un confort.» De quoi rassurer les craintes de Marie, Moritz et leurs nombreux collègues?

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