Unternehmen müssen bisher wichtige Dokumente auf Papier archivieren. Nun steht jedoch der rechtliche Rahmen, um die Digitalisierung zu ermöglichen und trotzdem rechtlich abgesichert zu sein. Luxemburg ist dabei Vorreiter.

Wirtschaft 3 Min. 01.02.2017 Aus unserem online-Archiv

Elektronische Archivierung

Der Traum des papierlosen Unternehmens

Laurent SCHMIT

Von Laurent Schmit

Luxemburg ist das erste europäische Land, das den Weg zu elektronischen Dokumenten mit dem gleichen Beweiswert wie die Papierversion ebnet. Lab Luxembourg ist nun das erste Unternehmen, das ganz offiziell die 100-seitigen technischen Regeln erfüllt, die die Echtheit der digitalen Dokumente garantieren.

Anderthalb Jahre nach dem Gesetz zur elektronischen Archivierung kommt das damals geschaffene Statut des "Prestataire de service de dématérialisation et de conservation" (PSDC) zum ersten Mal zu Einsatz. Neben Lab Luxembourg ist mit Numen Europe in Howald ein zweiter Dienstleister dabei, die Prozedur zur Zertifizierung abzuschließen, bestätigte der beigeordnete Generaldirektor David Gray auf Nachfrage. Die Archivierungsdienstleister dürfen damit Kunden, die Digitalisierung und Speicherung anbieten.

"Ein weiterer Standortvorteil"

"Nach dem Gesetz von Juli 2015 ist damit ein wichtiger Schritt für die Luxemburger Wirtschaft getan", betonte Wirtschaftsminister Etienne Schneider. Er spricht von einem weiteren Standortvorteil, weil kein anderes Land ein solch klaren und sicheren rechtlichen Rahmen biete. Für Finanzakteure sei das ein Argument, um sich nach dem Brexit am hiesigen Finanzplatz niederzulassen, meint der Minister.

Ein Stockwerk weniger: Das ist der konkrete Vorteil, den eine große Bank aus der elektronischen Archivierung ziehen könne, so Schneider. Bisher müssen etwa Banken alle ihre Unterlagen während zehn Jahren auf Papier aufbewahren - sprich wahre Papierberge entstehen.

"Ein wichtiger Standortvorteil": Der Beamte Raymond Faber, Wirtschaftsminister Etienne Schneider sowie Jean-Marie Reiff und Alain Wahl vom Ilnas (v.l.n.r.) sind stolz auf den rechtlichen Rahmen zur elektronischen Archivierung, den Luxemburg als erstes Land erstellt hat.

Foto: Guy Jallay

Das Interesse ist groß: "Seit einem Jahr bieten wir bereits die elektronische Archivierung an, wofür wir jetzt das PSDC-Statut bekommen haben", betonte Bernard Moreau, Generaldirektor von Lab Luxembourg. Selbst ein irisches Unternehmen würde auf den hiesigen rechtlichen Rahmen vertrauen. Auch Numen hat bereits mit Kunden Verträge zur elektronischen Archivierung abgeschlossen, die in Kraft treten, sobald das Ilnas grünes Licht gibt, erklärt David Gray.

Auf EU-Ebene gibt es keine Regeln für die elektronische Archivierung. Aber das Luxemburger Gesetz basiert auf der EU-Verordnung mit dem Kürzel „eIDAS, die die "Vertrauenskette" bestimmt, um die Echtheit des digitalen Dokuments zu garantieren, erklärt der Direktor der Luxemburger Normierungsbehörde Ilnas Jean-Marie Reif. Ein ausländischer Richter könne ein Dokument als Beweisstück nicht ablehnen, wenn es nach den Luxemburger Regeln erstellt wurde, so Raymond Faber vom Wirtschaftsministerium.

Prozedur soll vereinfacht werden

Neun Jahre hat es gedauert, bis die elektronische Archivierung nun Realität wurde: "Wir haben sehr lange warten müssen", meint David Gray. "Die Prozedur und die technischen Regeln sind extrem komplex", erklärt Reiff die Verzögerung seit Mitte 2015.

Die im April 2016 gegründete Luxemburger Tochtergesellschaft des internationalen Audit-Unternehmens PECB übernimmt aktuell im Auftrag von Ilnas die Kontrolle der Archivierungsdienstleister. PECB Europe erhielt die dafür nötige Zertifizierung ebenfalls am Dienstag. Die Société nationale de certification et d’homologation (SNCH) wolle ebenfalls eine Zulassung des Ilnas erhalten, erklärte Reiff.

Bereits neun Dienstleister hätten ein Audit für eine PSDC-Zulassung angefragt, erklärt Pierre Dewez, Generaldirektor von PECB Europe. Damit die Dienstleister auch für Banken und Versicherungen arbeiten dürfen, brauchen sie eine zusätzliche Genehmigung der Finanzaufsichtsbehörde CSSF, die für die Regulierung der "Professionnels du secteur financier" zuständig ist.

"Die technischen Regeln sind etwas schwerfällig", erklärte Raymond Faber vom Wirtschaftsministerium. Weil Luxemburg Vorreiter in diesem Bereich ist, habe man das Gesetz ohne praktische Erfahrung geschrieben. Nun werde nachgebessert: In den nächsten Monaten soll eine zweite und entschlackte Version der technischen Anlage des Reglements in Kraft treten - statt 100 Seiten nur noch etwas mehr die Hälfte.

Nun ist die Hoffnung, dass die Luxemburger Regeln auf EU-Ebene übernommen werden. Belgien und Frankreich haben rezent Gesetze beschlossen, aber nicht in der umfassenden Version wie Luxemburg. Sowohl Numen Europe wie Labgroub – der Mutterkonzern von Lab Luxembourg – wollen auch im Ausland ihre Dienste anbieten.