Luxembourg Publié le 01.08.11 16:20

Dématérialisation dans les administrations: La guerre du papier

L'objectif du programme de dématérialisation est aussi de faciliter la recherche dans les archives nationales
Photo: Tessy Hansen

Le ministère de la fonction publique a déclaré la guerre au papier! Depuis le 8 juin, un nouveau logiciel a été installé permettant la dématérialisation des documents, afin de rendre les échanges au sein de l'administration plus fluide. Un système qui va être généralisé à l'ensemble des administrations. L'objectif: s'attaquer aux 1,6 km de dossiers générés chaque année par les ministères et administrations.

«Je veux moderniser l'appareil étatique», a relevé lundi Octavie Modert, ministre déléguée à la Fonction publique. Pour ce faire, elle compte sur ce qui a été baptisé du doux nom de « SIDOC » (système intégré de gestion électronique des documents).

Le courrier rentrant est immédiatement scanné

Voici à quoi il sert: une personne envoie une demande écrite à une administration pour obtenir une autorisation. La lettre rentrante est immédiatement scannée et encodée par le service courrier de l'administration.

Le fonctionnaire qui gère ce type de questions est averti de l'arrivée de la nouvelle demande. Depuis son écran, il rédige une réponse, par exemple un accusé de réception. Dans le système, celui-ci sera directement lié à la demande, de sorte que tout autre agent qui consulte le dossier par la suite sache que cet accusé de réception à été envoyé.

Plus tard, une fois la question entièrement traitée, le dossier sera stocké de manière informatique. Le tout sans qu'un papier n'ait été imprimé (sauf éventuellement les réponses envoyées à l'intéressé).

Epargner 1,6 km de dossiers par an

De quoi épargner 1,6 km de dossiers qui s'accumulent chaque année dans les différentes administrations. «C'est un outil de travail interne qui doit permettre de faire gagner du temps, de réduire les coûts en réduisant le gaspillage et le transport», résume Octavie Modert.

Dans le ministère de la Fonction publique où le système est en place depuis le 8 juin, la chef de projet, Josée Kappweiler, a indiqué qu'après un départ laborieux, il a fallu recenser toutes les procédures existantes et former tout le personnel au nouveau système, le gain de temps est réel.

Josée Kappweiler a encore expliqué que ce faisant, ils ont constaté que jusqu'ici chaque fonctionnaire avait son propre système de classement. Pas de quoi faciliter la poursuite d'un dossier en son absence... Un problème qui ne devrait plus se poser désormais, du moins dans le ministère de la fonction publique.

Des hackers ont attaqué le système pour tester sa résistance

Mais il est prévu d'étendre le système à l'ensemble des ministères et administrations, afin de faciliter les échanges entre elles. Le ministère de l'Economie vient ainsi de rejoindre le mouvement.

Afin de garantir le respect des données, Pierre Zimmer, directeur du centre des technologies de l'Etat a souligné que les agents n'auront accès qu'aux données dont ils ont besoin. Et afin de s'assurer de la résistance du système face à des attaques externes, le système a été soumis à des tests préalables.

Des sociétés employant des sortes de hackers professionnels ont ainsi été chargé de s'attaquer au système informatique, à la fois sans accès et à la fois avec un accès partiel (celui d'un fonctionnaire). Afin de voir si des lacunes subsistaient dans le logiciel qui a ensuite été amélioré en fonction.

La guerre du papier ne fait que commencer

Bref, si ces modifications concernent les administrations, elles devraient, par ricochet, aussi être perceptibles pour les administrés, auxquels la ministre prédit un service plus rapide et efficace.

Tout en précisant qu'il reste du chemin à faire avant que toutes les administrations ne franchissent le pas. Ainsi, lundi, la documentation qui a été distribuée aux journalistes pour leur expliquer le fonctionnement de SIDOC était bel et bien... en papier.

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